Como Organizar um Evento

Você conhece os principais segredos para ter um evento de sucesso? Fazer um projeto que seja reconhecido no mercado depende de um conhecimento sobre as diversas etapas de como organizar um evento.

Pensando nisso, resolvemos listar neste artigo algumas orientações que são essenciais para qualquer tipo de evento.  

Você descobrirá quais são as etapas mas importantes de um evento, como montar um orçamento e como divulgá-lo com eficiência. 

Durante o artigo, vamos ensiná-lo como organizar um evento com produtividade eficiência e lucro. 

Continue lendo este artigo e surpreenda-se com os seus resultados.

Como organizar um evento? 

Um produtor deve se preocupar com vários itens para que o evento seja um sucesso. 

A partir de agora, vamos explicar como ele pode resolver cada um e como solucioná-los da melhor forma. 

Faça um planejamento de qualidade 

O sucesso de um evento depende de um bom planejamento. Ele não pode ser feito de qualquer forma.

É necessário pensar em todos os detalhes que impactam a organização. 

Neste momento, você deve traçar metas, alinhar prazos com fornecedores, escolher  data e local, planejar formas de trazer um diferencial para o público, entre outras questões. 

Alguns organizações costumam usar a tecnologia como recursos para ajudar nesse processo. 

Existem aplicativos que permite incluir todos os dados do evento em um único lugar. Isso é muito importante, pois as informações ficam registrados e acessíveis para toda equipe. 

No planejamento, você deve definir ainda quem serão os participantes do evento e quem são os stakeholders. 

Nunca é demais lembrar sobre a importância de escolher profissionais engajados e capacitados para ajudá-los na produção do evento. 

Além disso, defina quantas horas serão necessárias para executar cada demanda até o fim do evento. Isso é muito importante para ajudá-la na gestão de tempo e na automatização de tarefas.

Crie um cronograma 

Um produtor de eventos não pode ignorar um cronograma. Ele deve ser feito para que você acompanhe diariamente quais são as suas obrigações e qual é o prazo para resolver cada problema. 

O cronograma deve ser completo, desde o início do projeto até o pós – evento. Afinal, a desmontagem exige bastante energia da equipe. 

Após o final do evento, você deve analisar se o espaço está sendo entregue sem defeitos e remover o mobiliário e a aparelhagem. 

O  mais indicado é incluir um ou dois dias de trabalho depois da finalização do projeto. A quantidade de esforço da sua equipe dependerá da complexidade do evento. 

O cronograma deve ser montado com o auxílio de toda a equipe para entender os principais desafios e gargalos de cada área. 

Vocês podem, por exemplo, registrar quando contratar os fornecedores; quando realizar os pagamentos; quando enviar os convites ou anunciar a venda de ingressos; quando fazer a divulgação, entre outras questões. 

O cronograma é uma ótima ferramenta para ajudar o produtor a entender em que momento está a organização do evento e como ele pode agir para ajudar os seus liderados. 

Defina as prioridades de um evento 

Existem alguns fatores que devem ser definidos em qualquer evento. Não importa o tamanho do seu projeto ou o segmento. Esses itens precisam estar presentes para que tudo ocorra da melhor maneira. 

Algumas decisões como formato do evento, orçamentos, a quantidade de participantes, o perfil do público, os temas das palestras e o objetivo devem ser tratados com prioridades pelos produtores. 

Acerte na escolha da data 

O organizador de um evento deve ter atenção com a escolha da data, pois ela pode interferir no sucesso de qualquer projeto. 

A melhor data depende do estilo do evento e do comportamento do público. 

A escolha de datas próximos a eventos tradicionais é um erro que os produtores não podem cometer. 

Evite marcar eventos próximos ao carnaval, Black Friday, dia das mães, dia dos pais, Natal ou Ano Novo. 

Nestas datas, a maioria das pessoas já têm compromissos e, provavelmente, eles não serão substituídos pelo seu evento. 

Outro ponto importante sobre as datas é em relação às vendas de ingressos.

Escolha o início do mês para iniciar as vendas, especialmente se o evento exige um alto investimento. 

Nesse período, os participantes terão mais facilidade para efetuar a compra, pois receberam o salário recentemente. 

Faça um bom orçamento 

A definição de orçamento é um dos grandes desafios dos produtores de eventos. Essa etapa tem o poder de melhorar as tomadas de decisões e trazer mais segurança para os processos. 

Portanto, defina com a sua equipe qual será o valor que deve ser investido no evento.

Para te ajudar, nós disponibilizamos uma planilha de orçamento de eventos completa e gratuita pra você.

O melhor momento para fazer o orçamento é antes de montar o planejamento estratégico e o cronograma. 

Você deve sempre voltar no orçamento para conferir se os gastos estão alinhados com o que foi definido pela equipe. Caso contrário, poderá ser surpreendido com dívidas no meio do caminho. 

Existem algumas dicas que ajudam a produzir um evento mais econômico. 

O produtor deve analisar com bastante cuidado o custo – benefício dos fornecedores. Por isso, negocie sempre antes de fechar qualquer negócio. 

Você também pode fazer pagamentos à vista para conseguir descontos com as empresas. 

O evento pode ser um sucesso. No entanto, um prejuízo financeiro poderá atrapalhar todos os planos. 

Escolha um local acessível 

O produtor do evento também deve ter cuidado na hora de escolher o local. Caso contrário, correrá o risco de ter o espaço vazio. 

O local do evento deve ser acessível para o público. O ideal é ter estacionamento e uma região que traz várias possibilidades de transporte coletivo. 

O local deve ser ainda confortável e seguro. Dessa forma, o público não terá distrações com outros problemas. 

Caso você queira realizar um grande evento em São Paulo, poderá contar com Expo Center Norte que é um excelente local.

Divulgue o evento 

A divulgação do evento também é muito importante. 

Você pode contratar uma empresa especializada no assunto ou até um freelancer para ajudá-lo a otimizar os processos. 

A divulgação online é sempre a opção mais barata para o orçamento. 

Dentre as formas de divulgação, as mais comuns são: redes sociais, mídia paga, parceria com influenciadores, publicações em blogs de sucesso, e-mail marketing, landing page, entre outras. 

A divulgação do evento deve ser planejada estrategicamente, pois não adianta usar o seu orçamento com aquelas pessoas que não têm afinidade com o conteúdo.  

Finalmente, passamos pelas etapas mais importantes de um evento. 

Agora que você já sabe como organizar um evento, recomendamos que tenha atenção aos detalhes para garantir que o seu planejamento seja executado sem problemas. 

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