Como montar uma empresa de eventos

Como montar uma empresa de eventos

Montar uma empresa de eventos requer um pequeno investimento inicial, além de uma capacidade de administração de recursos avançada. Mas não é nada impossível ou super complicado de realizar, basta você ter foco e organização que com certeza irá conseguir montar sua empresa.

O mercado de eventos é um empreendimento que movimenta muito dinheiro e vem ganhando mais força a cada ano que passa, as pessoas procuram uma empresa pela forma rápida e organizada que ela consegue realizar um evento, poupando tempo e eliminando preocupações do cliente.

Se você tem uma boa rede de contatos será mais fácil iniciar a sua própria empresa, pois no começo você é desconhecido nessa área de atuação, então requer primeiro conquistar a confiança das pessoas mostrando um bom trabalho.  

Nós preparamos aqui uma lista com algumas coisas que você deve dar atenção na hora de montar uma empresa de eventos.

Como montar uma empresa de eventos

Tenha um contador

Esse é um investimento inicial de extrema importância, o contador é quem vai registrar sua firma e conseguir o alvará de funcionamento, só a partir daí é que a empresa poderá prestar seus serviços, além de te ajudar a manter a organização e a qualificação da sua empresa desde o começo, afinal abrir uma empresa de eventos requer responsabilidade e profissionalismo por parte dos envolvidos.

O contador é quem vai encarregar-se das questões financeiras, patrimoniais, econômicas e tributárias da sua empresa, demonstrando os resultados, as contas a pagar e receber e te guiando com todos os impostos e a burocracia que isso envolve.

Caso você contrate funcionários já de início, o contador também pode preparar os contratos trabalhistas e agrupar toda a documentação necessária, além de ser responsável por realizar o fechamento da folha de pagamento mensal.

É o contador também que vai te ajudar na hora do planejamento financeiro da sua empresa, organizando os documentos e apontando o que não foi realizado como o planejado e traçando um plano melhor, visando os resultados que a empresa deseja atingir para que a mesma cresça financeiramente e mantenha um alto padrão de qualidade.

Estrutura da empresa

Para manter a organização é preciso que sua empresa seja bem estruturada, mas isso não quer dizer que você precise de um local amplo que gere grandes gastos.

Um dos benefícios desse tipo de empresa é que você pode começar com uma locação bem simples, dependendo da sua equipe uma pequena sala com banheiro, computadores e outros materiais básicos já é o suficiente.

Mas você não precisa contratar funcionários na hora de montar uma empresa, isso te possibilita também montar um escritório na sua própria casa, lembrando sempre de manter a organização e profissionalismo.

Equipe para o evento

Também conhecido como staff, nada mais é que o conjunto de pessoas que fazem parte de um certo grupo de trabalho, realizando um trabalho conjunto para que tudo ocorra como o planejado.

No preparo de um evento como um show musical por exemplo, existe uma equipe para dar apoio em todos os instantes do evento, essa equipe é conhecida como staff e têm funções específicas para exercer durante toda a duração e até após o evento.

Existem os mais variados tipos de eventos que sua empresa pode organizar, jantares, aniversários, festas infantis, casamentos, shows, workshops, congressos, hackathons realização de esportes…

Para cada tipo de evento existe um tipo de equipe especializada e materiais diferentes a serem utilizados, as funções da equipe são extensas e vão desde limpar o banheiro do local até receber os participantes do evento.

Então fica sob sua responsabilidade contratar e organizar a equipe e os materiais para que todos executem bem sua função e o evento ocorra como o planejado, deixando o público satisfeito e elevando o nome da sua empresa de eventos.

Organização

É necessário pensar em uma estratégia de organização para que o evento que for realizar consiga alcançar o objetivo, e isso é responsabilidade do produtor do evento, então tenha em mente que você vai ter que organizar as tarefas e delegar as prioridades de sua equipe, exigindo que todos cumpram sua parte e realizem com sucesso a estratégia.

Antes de partir para os passos práticos é preciso ter uma visão dos objetivos, onde a sua empresa quer chegar com esse evento, como levar algo relevante ao público que está participando do evento, saber a necessidade desse público e trabalhar para que sua empresa tenha um diferencial na hora de atender essas necessidades.

Pensar com cuidado também nos fornecedores para seu evento, buscar informações com outros produtores de evento para saber as qualidades de cada fornecedor, cobrar ao fornecedor que ele entregue o produto ou serviço cumprindo o combinado e com qualidade, invista em bons fornecedores que possam formar uma parceria com uma boa relação entre as duas partes.

As chances de um evento que foi preparado às pressas ser um sucesso total são pequenas, então comece a planejar tudo com antecedência, faça anotações de todas as possibilidades e estude para saber a estratégia que mais se encaixa no evento proposto, isso te deixará confortável para ter calma na hora de pensar em cada detalhe.

E quando se trata de ter sucesso em sua empresa de eventos os detalhes fazem toda a diferença, a sua atenção a detalhes que outras empresas concorrentes não dão fará com que o público olhe diferente para sua empresa, enxergando que você se preocupa mais com eles, gerando uma confiança e uma boa reputação do seu nome no mercado.

Conclusão

Montar uma empresa de eventos é um verdadeiro desafio e requer muito profissionalismo, paciência e organização.

Você vai precisar traçar um bom plano desde o início, saber liderar sua equipe e ficar atento em tudo buscando sempre o melhor para seu público, o que às vezes pode ser cansativo e estressante.

Mas persistência nessa hora é fundamental, trabalhe sua mente para ter calma na hora de resolver algum problema pois os resultados sempre compensam.

E com essas dicas com certeza você alcançará resultados melhores, então coloque a mente e o corpo para trabalhar e veja os resultados acontecerem. 

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