Como montar um Workshop

Está querendo montar um workshop porém tem dúvidas sobre o que é, como funciona o processo de montagem e organização ou até receio de que não saia tudo como o planejado? Muita calma nessa hora!

Montar um workshop ou organizar um evento requer sim muita atenção em todos os detalhes, visando sempre aproximar o público de uma maneira agradável, mas não é nenhum bicho de sete cabeças e vamos te provar isso.

Então fique conosco que preparamos um conteúdo especial para te ajudar a resolver seus problemas.

Como montar um Workshop

Primeiramente, montar um workshop vai exigir muita organização e planejamento, então manter a atenção nos detalhes e em que o público está necessitado vai te ajudar a montar um workshop de sucesso, já que o workshop tem como objetivo aproximar o público da sua empresa, produto ou serviço oferecido.

Esse é um evento que está sendo cada vez mais procurado por profissionais de diversas áreas, pois permite que a empresa seja melhor posicionada e sua marca melhor vista, então antes de começar vamos entender um pouco mais do que se trata. 

O que é um workshop?

Basicamente o workshop é um evento de curta duração, normalmente realizados em um dia, onde as pessoas interessadas em determinado assunto se reúnem para assistir aulas e aprimorar suas técnicas e conhecimento.

Esse conhecimento é fornecido através da orientação de um palestrante e de atividades práticas realizadas no dia do evento.

Como cada evento tem um assunto bem específico, normalmente o palestrante é um profissional com muita experiência em sua área, levando informações muito relevantes para o aprendizado de seu público.

Dicas de como montar um workshop

É necessário ter cuidado e atenção na organização e aos detalhes para que os participantes do evento tenham uma boa experiência, assim sua empresa ficará bem falada e você irá atrair cada vez mais o público para dentro do seu negócio.

Aqui listamos de maneira bem simples algumas dicas de como montar um workshop.

1. Defina o tema

Essa será a sua base, então primeiramente defina o tema que irá abordar em seu workshop, pois isso irá facilitar todas as outras etapas da organização que estarão ligadas a ele.

É importante que o tema escolhido seja uma tendência e esteja ligado ao seu ramo de atuação, busque algo que agrade o público, algo que mostrem interesse em aprender e aprimorar.

Uma pesquisa no google sobre os temas que são tendência na sua área e os temas utilizados pelos concorrentes é uma ótima alternativa para desenvolver boas ideias.

2. Defina o público-alvo

Uma peça essencial para montar um workshop é conhecer bem seu público-alvo e montar um perfil com os detalhes das pessoas que possam estar interessadas em seu workshop, tendo assim uma base dos assuntos que serão indispensáveis durante o evento.

Faça uma base de informações que julgar relevante como idade, sexo, se são profissionais de longa data ou iniciantes, etc. 

3. Defina a data, local e horário

Vale lembrar que nesse ponto já deve estar decidido também se o evento será gratuito ou pago, pois fazer um evento vai te gerar custos que precisam ser fornecidos de alguma maneira, seja por venda de ingressos ou patrocinadores.

A pesquisa feita por você sobre seu público-alvo irá te ajudar a decidir o melhor dia e horário para realizar o workshop, se é mais viável dia de semana ou final de semana, manhã, tarde ou noite.

Uma dica legal é você se atentar sobre os eventos de concorrentes acontecendo paralelamente ao seu, é sempre melhor evitar que seu público tenha que escolher entre o seu evento e o do concorrente.

O local necessita ser bem estruturado e de fácil acesso, isso trará um conforto e facilidade para que seu público compareça em maior número. 

4. Defina os palestrantes

Aqui você deve dar ênfase ao tema do workshop e as características do público-alvo, são eles que vão te ajudar a definir o palestrante mais adequado.

Busque um profissional renomado na área que envolve seu tema, uma pessoa que seja referência, e claro, que fale a língua do seu público.

Deve ser uma pessoa com um vasto conhecimento para agregar ao evento, mas que também consiga passar esse conhecimento de uma forma leve, atrativa para quem está participando, que prenda a atenção do público.

5. Tenha uma lista de equipamentos

Muito bem, você tem definido o tema, público-alvo, data, local, horário e palestrantes, então está na hora de definir todo o material que será utilizado na prática.

Aqui você fará uma lista de todo o equipamento que será necessário para o dia do workshop, como microfone, projetor, caixas de som, computador, notebook, analise tudo que for indispensável.

Como serão equipamentos muito importantes para a realização do evento, você terá em mãos a lista feita para poder verificar se está tudo em ordem e funcionando corretamente antes de começar o evento, trazendo assim uma boa experiência ao público presente no local.

6. Faça uma boa divulgação

De acordo com a verba disponível você deve buscar divulgar seu evento da forma mais atrativa possível, lógico, buscando o seu público-alvo.

Se o seu público-alvo for formado por jovens por exemplo, que estão mais conectados à internet, uma investida maior em ações de marketing online é uma boa estratégia, como levar vídeos com uma linguagem mais jovem convocando esse público pro seu evento.

Distribuir material impresso em áreas que seu público-alvo costuma frequentar também é muito interessante e de baixo custo.

Tudo vai depender de quem você quer atingir, quem você quer chamar para dentro do seu evento, estude esse público para conseguir definir a melhor estratégia para a divulgação do seu workshop e atrair o número desejado de participantes.

7. O dia do workshop

Chegou o grande dia, o dia de mostrar que toda sua organização e atenção a cada detalhe deu um grande resultado e você se saiu muito bem na hora de montar um workshop.

Esse é o dia em que seu público precisa se sentir em casa, como diz a expressão.

Receber bem o público e fazer o credenciamento sem que as pessoas precisem enfrentar longas filas vai fazer grande diferença para que o público avalie seu evento como positivo.

Propor intervalos durante as palestras para que as pessoas possam comer algo e ir ao banheiro também é essencial, oferecer um coffee break para o público nesse momento é uma ótima ideia para aproximar as pessoas e instaurar uma troca de conhecimentos.

Além disso, para trabalhar com eventos é necessário se certificar de que sua equipe está fazendo um bom trabalho e o público está se sentindo confortável em frequentar seu evento, busque motivar a equipe para realizar esse interesse em comum de fazer um grande evento.

Conclusão

Concluímos que organização, planejamento e dedicação aos detalhes é o caminho para montar um workshop de sucesso, aproximando assim o público da sua empresa e produtos.

Não se esqueça de dedicar atenção também após o workshop, buscando saber sobre como foi a experiência do público, os aspectos positivos e onde poderia ser melhor, esse feedback é muito importante e deve ser analisado a cada evento que for organizado.

Assim você terá uma mente mais aberta para fazer um trabalho cada vez melhor nos próximos eventos, atraindo cada vez mais público e engrandecendo seu nome e o nome da sua empresa.

Veja também: Como Organizar um Hackathon

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