como fazer ata de reunião - guia simples para iniciantes

Como fazer ata de reunião: um guia simples para iniciantes

Quem participa de reuniões frequentemente sabe como a questão da ata é constante e fundamental para a organização das pautas debatidas. Não é uma cena incomum ter uma secretária anotando cada palavra para deixar tudo registrado. Afinal, é importante ter um resumo do que foi debatido para registro e não repetir assuntos nos próximos encontros.

Porém, organizar a ata da maneira correta não é uma tarefa assim tão fácil. Sem seguir alguns passos, tudo pode se tornar uma verdadeira bagunça e até mesmo atrapalhar o bom andamento do trabalho.

Com base nisso, separamos aqui tudo que você precisa saber sobre como fazer ata de reunião e as melhores dicas para organizá-la corretamente. Dessa forma, vai ficar muito fácil deixar tudo em dia e sempre anotar as informações necessárias. Acompanhe abaixo!

O que é ata de reunião

Podemos definir a ata de reunião como um documento onde todas as questões e assuntos debatidos são anotados para a posterioridade. Ou seja, nada mais é que uma espécie de resumo sobre as conclusões e propostas apresentadas.

Pode parecer simples, mas a importância da ata não deve ser subestimada. Afinal, ela serve como uma espécie de prova, caso se faça necessária em alguma situação mais drástica.

Comumente, ela é escrita pela secretária executiva da empresa responsável pela reunião. No entanto, em alguns casos a própria equipe, de maneira conjunta, a elabora e apresenta a gestão.

Vale ressaltar que a ata também não precisa ser necessariamente um documento escrito. Com a evolução da tecnologia, comumente ela é enviada por e-mail, visando a economia de papel. Em alguns casos, a ata é criada através de uma montagem de vídeos com vários trechos da conversa.

 Para que serve a ata de reunião

Além de ser usada como documentação, a ata de reunião também é uma referência sobre os assuntos já discutidos. Ou seja, é uma orientação para os organizadores da reunião entenderem o ponto de partida, de chegada e os próximos passos a serem dados.

Ademais, também vale destacar que a ata pode servir como uma espécie de roteiro sobre os assuntos que devem ser seguidos. Afinal, não é difícil deixar algo passar quando são muitos os temas a serem citados. Sendo assim, quando se tem um documento a seguir, fica bem mais fácil não cometer nenhum engano.

Tipos de ata de reunião

Há alguns anos as atas de reunião possuíam um formato único e engessado. A linguagem formal era obrigatória, bem como a apresentação de vários tópicos. No entanto, com a popularização da internet e o maior acesso a tecnologia, diversas alternativas começaram a surgir.

Sendo assim, atualmente podemos destacar dois tipos diferentes de atas de reunião. São eles:

Ata de reunião formal

Esse modelo é aquele padrão, que exige linguagem formal e uma abordagem bem minuciosa sobre os assuntos tratados. Além disso, costuma seguir apresentando sempre os mesmos tópicos, sendo redigida pela secretária do grupo.

Ata de reunião informal

Na ata de reunião informal não se tem um padrão exato. Cada empresa utiliza um formato que se encaixa mais com suas prioridades. No entanto, são características bem comuns a linguagem coloquial e o uso de “bullet points” para citar os assuntos, ao invés de um texto com diversos parágrafos.

Dicas para redigir uma ata de reunião perfeita

Se você deseja começar a trabalhar com atas dentro da sua empresa ou foi designado com essa tarefa nas reuniões, vai ficar feliz de saber que existem algumas dicas básicas a serem seguidas. Através delas fica bem mais fácil organizar uma ata fluída e sem exagero de conteúdo. Acompanhe abaixo!

Faça uso da tecnologia

Mesmo que a ata seja solicitada em papel físico, para anotar durante a reunião, faça uso da tecnologia. Escrever tudo a mão costuma demorar muito mais, sendo assim, você pode acabar se perdendo nos assuntos.

Esteja sempre munido do seu notebook com a tela para escrita aberta. Desse modo, vai ser mais rápido e prático escrever as anotações necessárias e depois passá-las para o papel.

Seja claro e objetivo

A ata de reunião é um documento para orientação, ou seja, deve ser rápido e conciso. Não faça muitos rodeios, escreva tudo objetivamente, mesmo que de maneira mais formal. Tenha em mente que o conteúdo não pode ultrapassar duas folhas.

Se você está buscando entender como fazer uma ata de reunião informal, uma boa dica é fazer uso dos “bullet points” citados acima. Eles ocupam pouco espaço e são uma ótima dica para resumir os assuntos sem precisa de muito espaço.

Sempre informe os dados de tempo e espaço

Essa é uma das dicas mais importantes, principalmente se você está buscando como fazer uma ata de reunião formal. Nela, é regra sempre conter o local onde a reunião aconteceu, dia e horário. No entanto, ao redigir uma ata informal essas informações também devem ser acrescentadas.

Afinal, elas ajudam também na organização. Caso seja necessário buscar pelo documento algum tempo depois, vai ser bem mais fácil encontrá-lo caso contenha a data.

Sempre cite a quantidade e o nome dos participantes

Antes de começar o resumo em sua ata, vale lembrar que ela deve conter informações sobre os participantes. Quantidade de pessoas com voz ativa na sala, seu nome e cargo são algumas características indispensáveis para a qualidade do documento.

Além de servir como mais um tipo de prova para os presentes, essas informações vão ajudar na hora de citar as falas de cada pessoa.

Não tenha vergonha de interromper

O responsável pela ata muitas vezes precisa pedir uma pausa na reunião para confirmar as informações citadas. Sendo assim, esteja preparado para fazer interrupções caso ache necessário. Todos os presentes saberão que elas possuem um motivo importante e repetirão o assunto.

Desse modo, você consegue garantir mais segurança e confiabilidade para o documento que está redigindo.

Caso tenha permissão, faça um vídeo ou grave o áudio

Mesmo utilizando um computador, as vezes não é possível prestar atenção nas informações importantes e escrever ao mesmo tempo. Sendo assim, peça permissão ao responsável pela reunião para gravar um vídeo ou um áudio das falas.

Desse modo, pode-se escutar tudo com mais atenção depois e transcrever para o documento. Além disso, aderindo a essa alternativa o redator também tem a possibilidade de participar da reunião e colocar suas opiniões, já que não precisa focar na escrita.

Compartilhe o documento com todos os presentes

A menos que existe alguma regra na empresa definindo que a ata deve ser lida apenas pela gestão, compartilhe-a com todos os presentes. Pode ser através de um e-mail ou até mesmo cópias individuais do documento físico ou compartilhamento na nuvem através do Google Docs

Dessa forma, todos podem observar o trabalho que está sendo realizado e apresentar ressalvas, caso seja necessário. Sendo assim, o documento ganha credibilidade, além de maior sensação de segurança para os envolvidos.

Ser o responsável pela criação da ata de uma reunião é uma tarefa de muita responsabilidade. Sabendo disso, anote todas essas dicas para que possa aplicá-las quando chegar a sua vez. Colocando-as em prática com toda a certeza o seu documento será aprovado de primeira!

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