Contratar uma banda para o seu evento pode ser um diferencial capaz de alavancar a experiência de seus participantes e fazer com que eles retornem para casa com uma avaliação positiva.

Música ao vivo é capaz de animar as pessoas, estimular o contato social, promover a descontração e fechar com chave de ouro qualquer evento, seja ele corporativo ou social.

Mas antes de contratar uma banda é preciso levar em consideração alguns pontos a fim de realizar o melhor encontro entre a proposta de seu evento, o público e o perfil dos músicos convidados.

A seguir, separamos nove dicas para ajudar você na hora de contratar uma banda para o seu evento. Boa sorte!

1. Orçamento de banda para eventos

Sim, o orçamento é o ponto de partida para a escolha de uma banda, pois de nada adianta você desejar contratar os Rolling Stones e o seu orçamento apenas cobrir o pedido da banda daquele seu primo que toca em troca de cerveja.

Portanto, negocie com seus superiores ou faça ajustes em seu orçamento para destinar o máximo desejável para este ponto.

2. Tipo de evento e banda

Definido o orçamento é hora de você decidir que tipo de experiência deseja proporcionar e qual o formato de banda ideal para atingir esse resultado.

Abaixo, separamos alguns exemplos de eventos e configurações de bandas que se encaixam:

  •  Coquetel ou jantar: trio ou quarteto de jazz;
  •  Cerimônia de casamento: pianista, dupla baseada em teclados e guitarra ou banda completa;
  •  Evento corporativo de médio porte: grupo de jazz ou banda de pequeno porte;
  •  Baile dançante: banda completa com percussão e metais;
  •  Festa de encerramento de conferência: banda completa com percussão e metais ou escola de samba.

3. Tempo de apresentação e repertório

O tempo de apresentação terá impacto direto sobre o orçamento solicitado. De forma geral, o tempo mínimo de apresentação de um grupo musical necessário para preencher um evento é duas horas podendo se estender para até seis horas, com intervalos, no caso de bailes dançantes.

Após negociar a duração da apresentação, você pode solicitar o repertório do grupo. De forma geral, as bandas já possuem um repertório definido que é ajustado (ampliado ou reduzido) de acordo com a ocasião.

Entretanto, isso não impede que você faça sugestões ou novos pedidos, que podem ou não serem atendidos.

 4. Quem são os músicos?

Quando contratam uma atração musical, em muitos casos os contratantes fecham negócio com um grupo ou marca sem levar em consideração quem são os indivíduos que formam tal banda.

Ao mesmo tempo, produtores que negociam diversas apresentações podem dividir bandas, substituir pessoas, fazer verdadeiros “catadões” ou até negociar duas apresentações para um mesmo grupo na mesma data.

Desta forma – e para evitar contratar “gato por lebre” – , é imprescindível deixar claro quem são os músicos que formam determinada banda, especificando os valores de multa ou desconto caso algum deles não compareça.

5. Equipamentos

Este é outro ponto chave dentro do contrato com os músicos e, de forma geral, funciona com dois modelos. Para eventos menores, os próprios grupos costumam possuir e oferecer o áudio, incluindo os PAs, conjunto de equipamentos formado por mesas de som, potências e caixas de áudio.

Para eventos de maior porte e mais sofisticados, o organizador provavelmente terá de procurar por dois fornecedores: o grupo musical e o sistema de som. Ao mesmo tempo, muitos lugares possuem sistema próprio de áudio instalado.

Portanto, esclareça esse ponto com seu grupo contratado e confira quais são as orientações e necessidades deles.

6. Taxa do Ecad

De acordo com a Lei  9.610/98, o promotor de eventos que realizar a execução pública de músicas protegidas por direitos autorais deve antes pagar uma taxa de utilização.

No Brasil, o órgão responsável pelo recolhimento é o ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais).

Para calcular o valor da taxa, o ECAD utiliza critérios como importância da música para o negócio, percentual sobre receita bruta (quando há venda de ingressos, couvert ou cobrança), além da atividade do usuário, tipo de utilização da música (ao vivo ou mecânica) e a região socioeconômica que o estabelecimento está situado – este último é utilizado em eventos que não cobram para entrar. Ou seja, alguns critérios são subjetivos e nem sempre todos são aplicados.

Após solicitar o cálculo, o promotor recebe um boleto para ser pago antes da realização do evento. O pagamento da taxa deve ser feito apenas por meio deste boleto. Caso não faça o pagamento da taxa, o promotor ou o estabelecimento pode ser multado. Como não está vinculado ao Governo, o ECAD não tem poder de polícia para vetar um evento. Assim, o recolhimento previne e elimina o risco de complicações para o evento e para o organizador.

7. Depósito de sinal

Este é outro ponto chave dentro da negociação para a contratação de um grupo musical. De forma geral, os produtores pedem o adiantamento de 50% do valor para reserva da data na agenda e outros 50% no dia, antes de se começar a apresentação. Entretanto, os percentuais podem ser negociados.

8. Que tal surpreender?

Quer oferecer algo a mais, a cereja do bolo? Você pode preparar um número com um bailarina convidada ou com um sósia ou dublê de algum músico famoso, como Elvis Presley, por exemplo. Surpresas são sempre bem-vindas. Analise a proposta de seu evento, o público e veja como ele pode reagir à novidade.

9. Colocando tudo em contrato

Definido todos os pontos anteriores, é preciso elaborar um contrato que registre todos os pontos acima. Para isso, o ideal é o auxílio de uma consultoria jurídica.

Esperamos que estas dicas possam lhe ajudar na organização de seu próximo evento. Caso tenha alguma dúvida ou sugestão, deixe um comentário! Boa sorte e bons eventos!